No disolver la empresa puede pagarse caro

El número de negocios que han tenido que bajar la persiana ha superado el mayor registro existente hasta la fecha. Tras lo vivido en los últimos años en los que, como bien sabe, se han encadenado crisis que han dejado sin aire a muchas empresas, especialmente a las pequeñas y medianas, es necesario adoptar la decisión de disolución con rapidez y evitar la insolvencia. No hay que esperar hasta el último momento, cerrar un negocio no es gratis, cuesta dinero y el tiempo apremia.

Los últimos datos del Instituto Nacional de Estadística reflejan que se ha disparado la disolución de empresas en un 10,1 %. Esto supone que se ha batido el récord de 26.207 disoluciones, la mayor cifra desde el inicio de la serie histórica, en 1995. Del total de las compañías disueltas, el 79,1 % lo hicieron voluntariamente, el 11,3 % por fusión con otras sociedades y el 9,5 % restante por otras causas.

Cuando una sociedad mercantil cesa su actividad, sin idea de venderla, lo primero en que se piensa es en mantenerla inactiva, pero esto no significa que se deje de hacer frente a obligaciones fiscales y mercantiles, como el pago de impuestos o la formulación y depósito de cuentas anuales. De hecho, el no hacerlo lleva consigo la imposición de sanciones.

Por ejemplo, las sanciones por el no depósito de cuentas pueden ir desde 1.200 a 60.000 euros y cuando la sociedad o grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

Con este «dejar estar» no se acaba la responsabilidad de la sociedad ni la de sus gestores, muy al contrario, deben asumirse una serie de obligaciones a las que hacer frente si no quieres afrontar consecuencias económicas sociales y personales.

En caso de que la inactividad de la empresa genere deudas con terceros, los gestores, de manera única o solidaria, serán los responsables de ellas.

A continuación, facilitamos una guía para proceder a la extinción de su empresa, utilizando para ello el mecanismo legal que comienza con la disolución y concluye con la desaparición de la sociedad, previa liquidación de su activo.

Hay que tener en cuenta que hablamos de las disoluciones voluntarias, no de las derivadas de estados de insolvencia que puedan originar un concurso de acreedores.

La clausura de un negocio se realiza en tres fases diferenciadas: disolución, liquidación y cancelación de sus asientos en el Registro Mercantil.

DISOLUCIÓN

La disolución no supone la desaparición jurídica de la sociedad, pero paraliza la actividad ordinaria y da paso al período de liquidación.

Las causas por las cuales se produce la disolución son aquellas que se encuentran establecidas en los estatutos sociales y en la legislación vigente (artículo 363 LSC).

Los efectos de la disolución son los siguientes:

• La sociedad entra inmediatamente en período de liquidación.

• Queda obligada a añadir a su denominación la frase «en liquidación».

•Suspende toda su actividad lucrativa.

• Desaparece el órgano administrativo que se sustituye por los liquidadores.

• Cuando el proceso de liquidación se extienda por un período superior a un año, el balance anual es sustituido por un estado de cuentas.

LIQUIDACIÓN

La liquidación es un proceso que tiene como finalidad el reparto entre los socios del patrimonio resultante después de haber cobrado los créditos pendientes y haber satisfecho las deudas sociales.

Durante esta etapa la sociedad mantiene su personalidad jurídica, pero su actividad ordinaria sigue paralizada.

Las personas encargadas de llevar a cabo este proceso son los liquidadores que pueden estar designados de acuerdo con lo establecido en los estatutos o, en su defecto, ser nombrados por la Junta General.

Con la apertura del período de liquidación cesarán automáticamente los administradores, asumiendo los liquidadores todas sus funciones.

Durante el período de liquidación se observarán las disposiciones establecidas en los estatutos en cuanto a la convocatoria y la reunión de las Juntas Generales de socios. En las Juntas Generales, los liquidadores darán cuenta de la marcha de la liquidación para que se acuerde lo que convenga al interés común. Se continuará aplicando a la sociedad las demás normas previstas en la legislación vigente.

Concluidas las operaciones de liquidación, los liquidadores someterán a la aprobación de la Junta General los siguientes documentos: un balance final, un informe completo sobre las operaciones realizadas y un proyecto de división entre los socios del activo resultante.

EXTINCIÓN

Terminado el proceso de liquidación (o realizada la liquidación), es obligación de los liquidadores inscribir la extinción de la sociedad en el Registro Mercantil, mediante otorgamiento de escritura pública con el siguiente contenido:

• El balance final de liquidación.

• Acuerdo de aprobación de dicho balance final.

• Declaración de haber procedido al pago de los acreedores o a la consignación de sus créditos en caso de no haber pagado dichas deudas.

• La división del haber social y cómo se ha distribuido este patrimonio restante entre los socios.

PROCEDIMIENTO

Si tu empresa es una sociedad de capital (Limitada o Anónima) para cerrarla debe dar los siguientes pasos:

Primero. Acuerdo de disolución de la sociedad

Cuando concurra alguna de las causas legales o estatutarias, los administradores deberán convocar la Junta General en el plazo de dos meses.

Mayorías

— Sociedad de Responsabilidad Limitada: artículo 198 y ss. de la Ley de Sociedades de Capital.

— Sociedades Anónimas: artículo 193 sobre la constitución de la Junta y artículo 201 sobre mayorías de la Ley de Sociedades de Capital.

Segundo. Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados

Se debe presentar ante Hacienda, para lo que los afectados tienen 30 días hábiles a partir del otorgamiento de la escritura pública.

Tercero. Inscripción del acuerdo de disolución

Se solicita, por lo general, dentro del mes siguiente a la celebración de la Junta General y se lleva a cabo en el Registro Mercantil.

Cuarto. Nombramiento de los liquidadores

Se puede hacer bien cuando se acuerde la disolución de la sociedad o bien durante el período de liquidación y cuando la Junta General lo determine.

Obligaciones de los liquidadores

— Inicialmente deberán concluir las operaciones pendientes y realizar las que sean necesarias para la liquidación de la sociedad.

— En el plazo de tres meses, a contar desde la apertura de la liquidación, formularán un inventario y un balance de la sociedad con referencia al día en que se hubiera disuelto. En los casos de las sociedades colectivas y comanditarias simples, el plazo fijado es de veinte días.

— Percibir los créditos sociales y pagar las deudas sociales.

— Llevar la contabilidad de la sociedad y custodiar los libros, la documentación y la correspondencia.

— Hacer llegar periódicamente a los socios y acreedores el estado de la liquidación.

— Como tienen el poder de representación de la sociedad, realizarán todas aquellas operaciones que sean necesarias para su liquidación. Además, pueden comparecer en juicio representando a la sociedad.

— Concluidas las operaciones de liquidación, los liquidadores someterán a la aprobación de la Junta General los siguientes documentos: un balance final, un informe completo sobre las operaciones y un proyecto de división entre los socios del activo resultante.

— Conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la actividad de la sociedad debidamente ordenados y durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.

Quinto. Inscripción del nombramiento de los liquidadores

El acuerdo de nombramiento de los liquidadores hay que elevarlo a escritura pública para que se pueda inscribir en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social y publicarse en el BORME.

Sexto. Proceso de liquidación, reparto del haber social y escritura pública de extinción

Se realiza en una notaría y ante los liquidadores de la sociedad. Se trata de un trámite de carácter obligatorio para todas las empresas que se extingan.

1. Obligación

En el plazo de tres meses, los liquidadores tienen que formular un inventario y un balance de la situación de la sociedad en el momento de la disolución.

2. Operaciones de liquidación

— Percibir los créditos sociales y pagar las deudas.

— Vender los bienes sociales.

— Informar periódicamente a los socios y acreedores del estado de la liquidación.

— Cerrar el ejercicio contable, formular las cuentas anuales y realizar un informe pormenorizado que permita apreciar con exactitud el estado de la liquidación para su aprobación en Junta General, si dicha liquidación se prolongase por un plazo superior al previsto para la aprobación.

3. División del patrimonio

— Ningún socio podrá exigir la entrega de su parte en el haber social mientras no se hallen extinguidas todas las deudas de la sociedad o sin consignar las deudas en una entidad de crédito del término municipal en que radique el domicilio social.

— La división del patrimonio resultante de la liquidación se practicará según las normas establecidas en los estatutos o fijadas por la Junta General de socios.

— La cuota de liquidación de cada socio será proporcional a su participación en el capital social.

— Los socios tienen derecho a percibir en dinero la cuota resultante de la liquidación. Los estatutos podrán regular que la cuota pueda ser recibida mediante la entrega de otros bienes sociales o la restitución de las aportaciones no dinerarias realizadas en la constitución de la sociedad.

4. Balance final

Tras las operaciones de liquidación, los liquidadores someterán a la aprobación de la Junta General un balance final, un informe completo sobre dichas operaciones y un proyecto de división entre los socios del activo resultante. El acuerdo aprobatorio podrá ser impugnado por los socios que no hubieran votado a favor, en el plazo de dos meses a contar desde la fecha de su adopción.

5. Pago de la cuota

Transcurrido el plazo para impugnar el balance final de liquidación sin que se hallan formulado reclamaciones, se procede al pago de la cuota de liquidación a los socios.

6. Los liquidadores otorgarán escritura pública de extinción de la sociedad

En la escritura se hará constar:

— Que ha transcurrido el plazo para la impugnación del acuerdo de aprobación del balance final sin que se hayan formulado impugnaciones o que la sentencia de resolución es firme.

— Que se ha procedido al pago de los acreedores o que las deudas se han consignado en una entidad de crédito.

— Que se ha satisfecho a los socios la cuota de liquidación o consignado su importe.

— Caso especial: en las Sociedades Cooperativas, a la escritura pública de extinción se incorporará el balance final de liquidación, el proyecto de distribución del activo y el certificado de acuerdo de la Asamblea. La escritura deberá manifestar:

• Que el balance final y el proyecto de distribución del activo han sido aprobados por la Asamblea General y publicados en uno de los diarios de mayor circulación de la provincia del domicilio social.

• Que ha transcurrido el plazo para la impugnación del acuerdo.

• Que se ha procedido a la adjudicación del haber social conforme al artículo 75 de la Ley de Cooperativas y consignadas las cantidades que correspondan a los acreedores, socios y entidades que hayan de recibir el remanente del fondo de educación y promoción y del haber líquido sobrante.

A la escritura pública se incorporarán:

— El balance final de liquidación.

— La relación de los socios con su identidad y el valor de la cuota de liquidación que le corresponde a cada uno.

Séptimo. Nuevamente, liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP y AJD)

En un plazo de 30 días hábiles desde el otorgamiento de la escritura pública.

Octavo. Solicitud de inscripción de la extinción de la sociedad y cancelación de asientos registrales

Tiene lugar en el Registro Mercantil Provincial en el que se sitúe la empresa, en un plazo que varía según el convenio colectivo por el que esta se rija.

Noveno. Extinción de los contratos de trabajo

Se debe realizar en la Inspección de Trabajo de la Seguridad Social y en el plazo que establezca el convenio colectivo del que forme parte la empresa.

Décimo. Baja de los trabajadores contratados

Se ha de acudir a la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social de la provincia en la que se practicó la inscripción de los trabajadores, tres días naturales después de que se produzca el cese.

Decimoprimero. Baja de la cuenta de cotización

Al igual que el trámite anterior, y también de carácter obligatorio, se ha de realizar en tal emplazamiento y periodo de tiempo.

Decimosegundo. Baja en el censo de empresarios

Se debe realizar en la Agencia Tributaria en el plazo de un mes desde la disolución de la empresa.

Decimotercero. Baja en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)

Se realiza en la Agencia Tributaria, hasta un mes de la disolución de la empresa.

Decimocuarto. Baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos

Se lleva a cabo en la Tesorería General de la Seguridad Social en los tres días naturales posteriores al día del cese de la actividad.

Decimoquinto. Comunicación de cese/extinción en otros organismos oficiales y/o registros

Está condicionado a la actividad que se desarrolla y se lleva a cabo en Administraciones, autoridades y/o registros sectoriales estatales, autonómicos y municipales.

COSTE E IMPUESTOS

Cerrar un negocio en España no es gratis. Ocurre algo parecido que con la muerte y los entierros. Asúmelo: tendrás que pagar todos o algunos de los siguientes impuestos según sea tu caso particular.

Impuesto sobre Sociedades

Si al disolver una sociedad se entregan bienes a los socios para el pago de las deudas, se deberán valorar esos bienes a precio de mercado y compararlo con su valor contable. La diferencia entre ambos valores se debe integrar en la base imponible del impuesto y pagar por esa diferencia

Impuesto sobre el Valor Añadido

Tienen la consideración de entrega de bienes a efectos del IVA, la adjudicación no dineraria efectuada en la liquidación de la entidad. Por lo tanto, para transferir los bienes al patrimonio de los socios, se debe repercutir el IVA al socio que adquiera su cuota de liquidación efectiva.

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas

El reparto del remanente de la sociedad entre los socios tiene como consecuencia, en la mayoría de los casos, una ganancia patrimonial a integrar en la base del imponible.

Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados

Se computará como base para el impuesto la totalidad de los bienes y derechos y tributará por la modalidad de Operaciones Societarias al tipo de gravamen del 1 %.

Todo ello sin olvidar el coste de la notaría por la elevación a público del acuerdo de disolución. Por ejemplo, si se trata de una sociedad con un patrimonio de alrededor de 220.000 euros el coste se sitúa más o menos sobre los mil o mil cien euros. A este gasto se debe añadir, como no podía ser de otra forma, los gastos del Registro Mercantil por el cierre del asiento de la sociedad.

CONCLUSIÓN Y CONSECUENCIAS

A partir de la fecha de inscripción de la liquidación y disolución en el Registro Mercantil ya no será obligatorio presentar el Impuesto de Sociedades ni las Cuentas Anuales.

Si apareciese una deuda social cuando la sociedad ya esté extinguida, los antiguos socios responderán solidariamente de ella hasta el límite de lo que hubieran recibido como cuota de liquidación, sin perjuicio de su responsabilidad en caso de dolo o culpa.